Dokumentation, Leitlinien und Verfahren für interne Meldestellen gemäß Hinweisgeberschutzgesetz und § 17 Abs. 1 KAGB
Gemäß dem deutschen Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) sind Kapitalverwaltungsgesellschaften verpflichtet, interne Meldestellen nach § 17 Abs. 1 des Kapitalanlagegesetzbuchs (KAGB) einzurichten, um den Schutz von hinweisgebenden Personen sicherzustellen. Q21 Capital InvAG mit TGV hat daher ein Online-Formular für Mitarbeitende, Kundinnen/Kunden und andere externe Personen entwickelt. Mit diesem Formular können Meldungen schriftlich eingereicht werden, sowohl anonym als auch unter Angabe des Namens.
Jede Meldung wird von einer qualifizierten und benannten Person erfasst und bearbeitet. Nur diese Person hat Kenntnis von der Meldung und Zugriff darauf. Innerhalb von sieben Tagen nach Eingang der Meldung erhält die hinweisgebende Person eine Eingangsbestätigung, und spätestens innerhalb von drei Monaten ein Feedback zu den ergriffenen Maßnahmen.
Die Meldestelle erfüllt die Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und wird jährlich überprüft und bei Bedarf aktualisiert.
Die verantwortliche Person für diese Meldestelle ist Dr. Maximilian Bader, Mitglied des Vorstands der Q21 Capital InvAG mit TGV. Stellvertretend verantwortlich ist Pascal Tilgner, ebenfalls Mitglied des Vorstands der Q21 Capital InvAG mit TGV. Der Arbeitgeber stellt sicher, dass beide Personen über die erforderliche Fachkunde verfügen.
Der Prozess beginnt mit der Abgabe eines Hinweises über das Online-Formular. Nach Eingang des Hinweises wird die verantwortliche Person per E-Mail über den Eingang informiert. Anschließend wird der Hinweis auf mögliche Interessenkonflikte geprüft. Ergibt die Prüfung, dass der Hinweis die bearbeitende Person direkt betrifft oder deren Interessen berührt, wird der Vorgang an die jeweils zuständige Person übertragen.
Der Hinweis wird gründlich geprüft, um die Sachlichkeit und Validität der Angaben zu bestätigen und sicherzustellen, dass alle relevanten Informationen vorliegen. Eine Eingangsbestätigung erfolgt innerhalb von sieben Tagen. Bei Bedarf werden zusätzliche Informationen eingeholt.
Sobald alle notwendigen Informationen vorliegen, wird der Hinweis als Fall weiterbearbeitet. Die verantwortliche Person untersucht die erhobenen Vorwürfe, die Schwere des möglichen Verstoßes sowie etwaige Meldepflichten gegenüber Behörden. Sie leitet erforderliche Untersuchungen und umfassende Nachforschungen ein und koordiniert und steuert diese. Zudem initiiert sie notwendige Folgemaßnahmen und erstattet erforderliche externe Meldungen.
Nach Abschluss des Falls und Ergreifen angemessener Maßnahmen informiert die verantwortliche Person die hinweisgebende Person innerhalb von drei Monaten über den Fortschritt, den Abschluss des Falls und die ergriffenen Maßnahmen.